F.A.Q. – Whistleblowing

• Cos’è il whistleblowing?

Il whistleblowing è uno strumento finalizzato a portare a conoscenza di Lorenzi Srl (“Lorenzi” o la “Società”) violazioni (comportamenti, atti od omissioni) di leggi o dei protocolli aziendali, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Clas attraverso una segnalazione interna (in forma scritta od orale).

• Come è possibile effettuare una segnalazione?

La segnalazione può essere effettuata in buona fede tramite il canale di segnalazione interna (Piattaforma Whistleblowing).

• Come è disciplinato il whistleblowing di Lorenzi?

In conformità alla vigente normativa in materia di protezione del whistleblower, la Procedura descrive il processo di gestione del whistleblowing per Lorenzi ed è finalizzata alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione ed alla protezione da qualsiasi atto di ritorsione, diretto o indiretto, nei confronti della persona segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

• Chi può fare una segnalazione?

Sulla base della normativa attualmente in vigore ed applicabile alla Società, la segnalazione può essere effettuata da qualsiasi soggetto legato all’attività della Società, quali dipendenti e collaboratori, fornitori e clienti, soci e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

• Si può fare una segnalazione anonima?

Sì, è possibile effettuare una segnalazione anche anonimamente attraverso la Piattaforma Whistleblowing.

• E’ possibile effettuare una segnalazione orale?

Le segnalazioni possono essere effettuate sia in forma scritta che in forma orale. Per le segnalazioni in forma orale, la persona segnalante può, alternativamente, allegare un file audio ovvero richiedere un incontro diretto con il gestore delle Segnalazioni attraverso la Piattaforma Whistleblowing.

• Quali tipologie di violazioni si possono segnalare?

Violazioni di disposizioni normative nell’ambito dell’attività della Società.

Violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo della Società, ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001

Violazioni di altri codici di condotta, policy e procedure aziendali tempo per tempo vigenti nell’organizzazione aziendale della Società

• Cosa indicare all’interno della segnalazione?

Per una gestione efficace della segnalazione, è opportuno che questa contenga ogni elemento utile allo svolgimento delle verifiche sulla sua fondatezza, anche trasmettendo eventuale documentazione riguardante i fatti segnalati, come, per esempio:

• una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e delle modalità con cui il segnalante ne è venuto a conoscenza;
• data e luogo in cui sono avvenuti i fatti segnalati;
• elementi identificativi o che possano consentire l’identificazione ed il ruolo delle persone coinvolte;
• elementi identificativi degli altri eventuali soggetti a conoscenza dei fatti segnalati o che possano fornire indicazioni su tali fatti.
• Chi analizza le segnalazioni?

Le segnalazioni vengono convogliate verso l’Organismo di Vigilanza della Società (OdV), che è altresì l’unico soggetto autorizzato all’accesso alla Piattaforma Whistleblowing ed alla loro gestione.

L’OdV, preliminarmente, avvia l’istruttoria preliminare sul contenuto della segnalazione e decide se archiviarla, in caso di manifesta infondatezza ovvero, procedere, sulla base delle evidenze fornite, ad ulteriori approfondimenti.

Quindi, sulla base delle verifiche svolte, l’OdV assume le iniziative previste nella Procedura Whistleblowing, individuando le eventuali azioni correttive e/o di miglioramento da porre in essere.

• Come viene garantita la riservatezza dell’identità del segnalante?

La Società assicura forme di tutela per la protezione dell’identità del segnalante e delle altre persone coinvolte nei fatti segnalati, nonché discrezione e riservatezza nell’intero processo di gestione delle segnalazioni, dalla fase di ricezione a quella istruttoria e conclusiva.

La Piattaforma Whistleblowing, attraverso le opportune misure di protezione informatica, garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La possibilità di avere conoscenza di tali elementi identificativi è riservata al solo OdV che è l’unico soggetto legittimato ad accedere alla Piattaforma Whistleblowing, e quindi può visualizzare l’identità del segnalante, il quale viene automaticamente informato della circostanza attraverso la Piattaforma stessa.

Nel caso in cui sia necessario condividere l’identità del segnalante con altri enti è necessaria l’autorizzazione del segnalante stesso.

La Società provvede alla tutela del segnalante da qualsiasi forma di ritorsione.

• Come viene garantita la protezione dalle segnalazioni diffamatorie?

Le segnalazioni diffamatorie non sono ammesse e vengono censurate.

Quando, con sentenza, anche non definitiva di primo grado, è accertata la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele da ritorsioni non trovano applicazione e alla persona segnalante è irrogata una sanzione disciplinare.

• Come vengono gestiti i dati personali del segnalante?

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate non oltre cinque anni dalla data di chiusura.

Il trattamento dei dati personali è effettuato ai sensi del GDPR (General Data Protection Regulation – Regolamento UE 2016/679).